Archief scannen: betrouwbaar, efficiënt en kostenbesparend

 

Een uitgebreid archief is onoverzichtelijk, neemt veel ruimte in beslag en duurt lang om te doorzoeken. Laat jouw bedrijfsarchief scannen en kies voor zekerheid, efficiëntie en kostenbesparing.

Voordelen archief scannen

  • Overal, 24/7 toegankelijk
  • Ruimte- en kostenbesparend
  • Gehele archief doorzoekbaar
  • Beveiligd tegen beschading en diefstal

Waarom een archief laten scannen?

Het bedrijfsarchief is enorm belangrijk. Bepaalde document moeten volgens de wet jaren bewaard worden. Andere documenten zijn onmisbaar voor de bedrijfsvoering. Goed behoud van het archief is daarom enorm belangrijk. Door het archief te scannen voorkom je schade aan belangrijke documenten door bijvoorbeeld lekkage, veroudering, diefstal of brand.

 

Eenvoudig en snel documenten zoeken

Ook kost het zoeken van een document in een uitgebreid archief veel tijd. Door het archief te scannen en digitaliseren, staan alle bestanden in één overzichtelijk systeem. Daarnaast is het mogelijk om te zoeken op steekwoorden en tekens. Door het toepassen van onze geavanceerde OCR-technologie is het gehele archief doorzoekbaar.

Door het toepassen van onze geavanceerde OCR-technologie is het gehele archief doorzoekbaar.

De voordelen van archief scannen

 

  • Bescherming tegen beschadiging en diefstal
  • Overal, 24/7 toegankelijk
  • Ruimte- en kostenbesparend
  • Gehele archief doorzoekbaar

Perfecte scans van elk type document

Elk type document vraagt om een andere manier van scannen. Een tekstdocument draait om perfecte leesbaarheid. En een afbeelding om 100% overeenkomst in kleur en detail. Alle documenten worden met de nieuwste scanapparaten en volgens de modernste scantechnieken in de juiste resolutie en lay-out gedigitaliseerd. Zo garanderen we perfecte scans.

Archief scannen in 5 stappen

1. Inventarisatie archief

Vooraf meten we de inhoud van het archief en inventariseren we samen welke documenten gescand moeten worden. Op basis hiervan ontvang je een offerte. Geheel vrijblijvend.

2. Ophalen archief

Onze werknemers verzamelen alle documenten. Het archief wordt vervoerd in professionele archiefdozen door onze eigen koeriersdienst. 

3. Documenten scannen

Alle documenten worden voorbereid om te scannen. Paperclips, nietjes, vouwen en andere details worden zorgvuldig verwijderd. Vervolgens worden de documenten gescand.

4. Tussentijdse controles

De kwaliteit van de scans wordt meerdere keren gecontroleerd. Na het scannen worden de documenten nogmaals beoordeeld op kwaliteit.

5. Oplevering

Alle gescande documenten worden aangeleverd in het juiste format/de extensie of in een beveiligde online omgeving. Het is ook mogelijk om de digitale documenten te laten implementeren in jouw eigen softwaresysteem. Bekijk alle opleveringsmogelijkheden.

 

Vernietiging archief

Als er geen bewaarplicht van kracht is, kan het archief na overeenkomst vernietigd worden door een erkend vernietigingsbedrijf. Dit gebeurt volgens de DIN 66399-norm. Dit is de officiële normering voor het vernietigen van archieven. Na vernietiging ontvang je een vernietigingscertificaat.

 

Advies over werkwijze en gebruik

Het archief is volledig gescand. Maar documenten en papieren post blijft binnenkomen. Hoe houd je het digitale archief overzichtelijk?

Voordat we het archief scannen, richten we samen met jou het digitale archief in. We zetten een logische mappenstructuur op, op basis van jullie werkwijze en typen documenten. En nadat het digitale archief is opgeleverd, adviseren onze ervaren medewerkers over het juiste workflow-management. Hierdoor maken alle werknemers goed gebruik van de mappenstructuur en belanden alle bestanden op de juiste plek.

Jouw archief laten scannen en digitaliseren? Neem dan contact op.

 

 

Contactformulier