Aan de slag met digitaal archief: alle opleveringsmogelijkheden
Nadat Archeio het archief heeft gescand, worden de bestanden aangeleverd in het gewenste format/de gewenste extensie. Het is ook mogelijk om het digitale archief te laten aansluiten op het documentenbeheersysteem (DMS) van jouw bedrijf.
3 mogelijkheden
Jouw bedrijfsarchief is gedigitaliseerd. Archeio biedt verschillende manieren om het digitale archief te ontvangen en gebruiken. Er is altijd een optie die perfect bij jouw bedrijf past.
1. Oplevering gewenste extensie
We leveren het gehele archief op in het door jou gewenste format/de extensie. Documenten zijn doorzoekbaar op basis van de bestandsnamen.
- Alle documenten opgeleverd in gewenste extensie/format
- Doorzoekbaar op bestandsnaam
2. Oplevering gewenste extensie + OCR
We plaatsen jouw digitale archief in een online omgeving. Je hebt overal, 24/7 toegang tot deze omgeving via een beveiligd inlogsysteem. We voegen OCR-(Optical Character Recognition)technologie toe. Hiermee is het gehele archief doorzoekbaar. Vind de juiste documenten op basis van bestandsnaam, woorden in de documenten en zelfs woordcombinaties.
- Alle bestanden in een beveiligde online omgeving
- Doorzoekbaar op bestandsnaam en documentinhoud
3. Implementatie in het DMS
We laten het digitale archief aansluiten op het DMS van jouw bedrijf. Zo staan alle gedigitaliseerde documenten direct op de juiste plek in het huidige systeem. Welk systeem je ook gebruikt, wij regelen het.
- Alle documenten op de juiste plek in het DMS
- Documenten zoeken zoals je gewend bent
Extra: werkproces optimaliseren met AI-software
Jouw bedrijfsarchief laten digitaliseren draait vooral om één ding: efficiënter werken. En efficiënt werken, daar zijn wij bij Archeio groot voorstander van. Daarom denken we verder dan een digitaal archief.
We bieden slimme AI-software aan. AI staat voor Artificial Intelligence. Hierdoor worden bestanden automatisch herkend, gescand en begrepen. Wij weten: bijna alles wat je aan papierwerk nu handmatig doet, kan efficiënter.
Eerlijk advies
Bij Archeio adviseren we over het gebruiken en/of implementeren van het digitale archief op basis van jouw vraag en werkwijze. Merken we bijvoorbeeld dat medewerkers documenten voornamelijk zoeken op basis van een dossiernaam? Dan is OCR-technologie misschien helemaal niet noodzakelijk. We geven eerlijk en duidelijk advies, waarmee jouw bedrijf vooruit gaat.
Jouw bedrijfsarchief laten scannen en digitaliseren? Neem dan contact op.