Digitale postkamer: alle post digitaal beschikbaar

Voordelen postkamer

• Post digitaal ontvangen
• Snellere klantcommunicatie 
• Nooit meer poststukken kwijt
• Geen tijd kwijt aan fysieke verwerking post

Waarom een digitale postkamer?

Naast alle e-mails, chatberichten, bijlagendocumenten en geüploade bestanden via de website of app, krijgt jouw bedrijf ook post binnen. Het (digitaal) verwerken van al deze post kost veel tijd. Tijd die beter benut kan worden.

Een digitale postkamer biedt uitkomst. Al jouw post wordt automatisch gedigitaliseerd en geregistreerd. Hierdoor komt post sneller terecht bij de juiste werknemers en afdelingen.

Met een digitale postkamer wordt alle post automatisch gedigitaliseerd en geregistreerd.

Daarnaast zorgt een digitale postkamer ook voor een betere communicatie met klanten. Inkomende post, informatie en vragen worden sneller verwerkt en behandeld. Hierdoor kan er ook sneller worden gereageerd.

Post digitaal ontvangen, hoe werkt dat?

Wil je alle post digitaal ontvangen? Dan hanteren wij de volgende stappen.

1. Post ophalen
Je kan jouw post laten doorsturen naar een Archeio-postbus in Zwolle. Onze koeriersdienst haalt dan elke dag de poststukken op. Staat jouw postbus op een andere plek in Nederland? Geen probleem. Samen bepalen we hoe vaak jouw post wordt opgehaald.

2. Digitaliseren
Alle poststukken worden gescand en gedigitaliseerd. Elk bestand wordt opgeleverd in het gewenste format en extensie.

3. Oplevering
Na het digitaliseren wordt de post klaargezet in jouw persoonlijke digitale postkamer (postportaal). Het is ook mogelijk om de post direct in jouw eigen DMS te uploaden.

4. Bewaring of vernietiging
Na het digitaliseren, wordt de post veilig bewaard. De post kan per afgesproken periode worden opgestuurd of vernietigd worden.

Kies zelf: post bekijken in persoonlijk postportaal of eigen DMS

De digitale postkamer kan op twee manieren worden gebruikt.

Optie 1: Persoonlijke postportaal

Alle digitale poststukken worden klaargezet in jouw persoonlijke postportaal. Jouw medewerkers hebben toegang via een beveiligde login. Elke dag kan de post worden bekeken en gedownload.

Optie 2: Aansluiting op eigen documentmanagementsysteem (DMS)

Post digitaal ontvangen in jouw eigen DMS? Ook dat is mogelijk, welk DMS je ook gebruikt.  Alle post krijgt door middel van slimme scantechnieken en tekstherkenning automatisch de juiste kenmerken mee. Een factuur wordt dus gekenmerkt als factuur. Een brief wordt gezien als brief.

Door de digitale postkamer te laten aansluiten op jouw DMS, wordt de post automatisch doorgestuurd naar de juiste afdeling of medewerker. Gemakkelijker kan niet.

Vernietiging van de post

In overleg kan de post worden vernietigd door een erkend vernietigingsbedrijf volgens de DIN 66399-norm. Dit is de officiële normering voor het vernietigen van archieven. Na vernietiging ontvang je een vernietigingscertificaat.