Personeelsdossier digitaliseren: veilig, overzichtelijk en ruimtebesparend
Door jouw personeelsdossier te digitaliseren, staan alle werknemersgegevens op een overzichtelijke en veilige plek. Bespaar ruimte, werk veilig en houd dossiers up-to-date.
Voordelen
- Geen fysieke opslag nodig
- Documenten op veilige plek
- Gehele archief doorzoekbaar
- Snel documenten vinden en toevoegen
Waarom een personeelsdossier digitaliseren?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om bepaalde informatie uit een personeelsdossier meerdere jaren te bewaren. Met als gevolg: dossiers die steeds uitgebreider worden, volle lades en flink gevulde archiefkasten. Door jouw personeelsdossier te digitaliseren houd je alle informatie overzichtelijk, bespaar je ruimte en werk je efficiënter.
Daarnaast bevatten personeelsdossiers gegevens die veilig bewaard moeten worden. Door personeelsdossiers te digitaliseren staan al deze gegevens op de meest veilige plek: digitaal.
Door personeelsdossiers te digitaliseren staan al deze gegevens op de meest veilige plek: digitaal.
Voordelen digitale dossiers
Door het digitaliseren van personeelsdossiers, voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat door bijvoorbeeld brand, schade of diefstal. Ook staat alle informatie gestructureerd op één plek. Zo vind je snel informatie en voeg je gemakkelijk nieuwe gegevens toe.
- Geen fysieke opslag meer nodig
- Snel documenten vinden en toevoegen
- Documenten op een veilige plek
- Gehele archief doorzoekbaar
Beveiliging gegevens
De AVG stelt strikte eisen aan het digitaal bewaren van personeelsdossiers. Archeio werkt volgens de AVG-regelgeving en geheimhoudingsverklaringen. Hierdoor ben je verzekerd van de verwerking, opslag en beveiliging van personeelsdossiers volgens de huidige wet- en regelgeving.
Inventarisering
De hoeveelheid dossiers wordt geïnventariseerd. Op basis daarvan ontvang je een vrijblijvende offerte.
Ophalen en scannen
Alle dossiers worden opgehaald door onze eigen koeriersdienst. Na ontvangst worden ze via de nieuwste scantechnieken gescand.
Digitaliseren
Personeelsdossiers worden gedigitaliseerd en op de gewenste manier opgeleverd.
Opleveren digitaal personeelsdossier
De gedigitaliseerde personeelsdossiers kunnen op 3 verschillende manieren door Archeio worden opgeleverd. Hierin adviseert Archeio altijd wat de beste oplossing is.
- In de gewenste extensie/ het gewenste format
- Via een beveiligde online omgeving
- Door middel van implementatie in het documentbeheersysteem
Alle digitale documenten doorzoekbaar via OCR-technologie
Je bent op zoek naar een arbeidsovereenkomst, diploma of pensioenregeling. Je pakt het dossier erbij en bekijkt alle documenten één voor één. Dat kan efficiënter.
Door het personeelsdossier te digitaliseren en het toepassen van onze geavanceerde OCR-technologie, zijn alle dossiers gemakkelijk doorzoekbaar. Je kunt zoeken via bestandsnaam, nummer, woord of zoekwoordcombinatie. Zo vind je binnen enkele seconden het juiste document.
Vernietiging
Als er geen bewaarplicht van kracht is, kan Archeio ook documenten veilig vernietigen. Hiervoor wordt een erkend vernietigingsbedrijf ingeschakeld dat alle documenten vernietigd volgens de DIN 66399-norm. Dit is de officiële normering voor het vernietigen van archieven. Na vernietiging ontvang je een vernietigingscertificaat.
Advies over gebruik digitaal archief
Hoe houd je alle digitale personeelsdossiers overzichtelijk? Bijvoorbeeld in de volgende situaties?
- Een werknemer volgt een nieuwe cursus, waarvan de diploma moet worden toegevoegd aan het digitale dossier.
- Het adres van een werknemer is veranderd.
- Meerdere arbeidsovereenkomsten zijn gewijzigd.
Archeio zet samen met jou een logische mappenstructuur op en adviseert over het juiste workflow-management.
Voordat we het archief scannen, richten we samen met jou het digitale archief in. We zetten een logische mappenstructuur op en adviseren over het juiste workflow-management. Hierdoor maak je goed gebruik van de mappenstructuur en komen alle documenten op de juiste plek te staan.
Door jouw personeelsdossier te digitaliseren ben je verzekerd van een veilige opslag van belangrijke gegevens. Ook digitaliseren? Neem contact op.